Policy & Legal Information

Chi è PragmoAI e cosa fa

PragmoAI è una piattaforma SaaS che consente ad attività food & beverage — ristoranti, bar, pasticcerie, pizzerie, gelaterie, locali aperitivo e attività di catering — di gestire le comunicazioni con i clienti attraverso un'unica interfaccia centralizzata.

Funzionalità principali

• Ricezione e visualizzazione di messaggi provenienti da canali multipli (sito web, WhatsApp, form di contatto)
• Centralizzazione delle conversazioni con i clienti in una dashboard unificata
• Organizzazione e tracciamento delle richieste dei clienti
• Assegnazione interna delle richieste ai membri del team autorizzati
• Risposta automatica alle domande frequenti su menu, orari, allergeni, disponibilità e prenotazioni
• Raccolta strutturata di prenotazioni e richieste di preventivo
• Gestione delle chiamate telefoniche tramite agente vocale (piano Avanzato)
• Reportistica e dashboard sulle attività gestite

Coesistenza con WhatsApp Business App

PragmoAI supporta la coesistenza con la WhatsApp Business App ufficiale. Le attività possono continuare a utilizzare l'applicazione WhatsApp Business ufficiale mentre usano PragmoAI per centralizzare le comunicazioni, migliorare i flussi di lavoro e gestire le richieste dei clienti in modo più efficiente.

Uso della WhatsApp Business Platform

Finalità del trattamento dati WhatsApp

Quando un'attività connette il proprio account WhatsApp Business a PragmoAI, i dati correlati vengono trattati esclusivamente per:

• Ricevere e visualizzare i messaggi dei clienti nella dashboard PragmoAI
• Aiutare l'attività a organizzare conversazioni e richieste dei clienti
• Consentire agli utenti autorizzati di preparare e inviare risposte
• Generare bozze interne, riepiloghi o risposte suggerite a supporto del servizio clienti
• Mantenere log di sicurezza, affidabilità e audit
• Adempiere agli obblighi di legge applicabili

Coesistenza con WhatsApp Business App

PragmoAI è progettato per supportare la coesistenza con la WhatsApp Business App ufficiale, ove questa funzionalità sia disponibile e approvata da Meta. Quando la coesistenza è attiva, l'attività può continuare a usare l'app ufficiale mentre PragmoAI riceve gli eventi WhatsApp rilevanti tramite la WhatsApp Business Platform. Questo consente di gestire le conversazioni nell'app esistente e allo stesso tempo usare PragmoAI per centralizzare le richieste e non perdere messaggi dei clienti. Se un operatore risponde manualmente dall'app ufficiale, PragmoAI può elaborare l'evento correlato per mantenere accurato lo storico delle conversazioni e prevenire risposte automatiche duplicate o in conflitto.

Usi espressamente vietati

PragmoAI non utilizza i dati della WhatsApp Business Platform per nessuna delle seguenti finalità:

• Vendita di dati WhatsApp
• Pubblicità o profilazione a fini pubblicitari
• Condivisione con terzi per finalità di marketing indipendenti
• Costruzione di profili di consumatori non correlati al servizio
• Addestramento di modelli di intelligenza artificiale con dati dei clienti

I dati WhatsApp sono trattati esclusivamente per conto dell'attività che ha connesso il proprio account e solo per le finalità di messaggistica e gestione delle richieste richieste.

Categorie di dati personali trattati

Nell'erogazione dei suoi servizi, PragmoAI tratta le seguenti categorie di dati:

Dati degli account aziendali

• Denominazione dell'attività e informazioni di contatto
• Dati di fatturazione e abbonamento
• Configurazioni e preferenze della piattaforma
• Informazioni operative del locale (menu, orari, servizi, FAQ)

Dati degli utenti della piattaforma

• Nome e indirizzo email degli utenti registrati
• Credenziali di autenticazione (gestite tramite Clerk)
• Ruoli e permessi assegnati nella piattaforma
• Log di accesso e attività sulla piattaforma

Dati delle comunicazioni con i clienti

• Contenuto dei messaggi ricevuti dai clienti dell'attività
• Metadati delle conversazioni (timestamp, canale, stato)
• Richieste di prenotazione e informazioni correlate
• Numeri di telefono e identificativi dei contatti
• Storico delle interazioni

Dati delle chiamate vocali (piano Avanzato)

• Numero di telefono del chiamante e numero chiamato
• Trascrizione testuale e sintesi della conversazione
• Dati raccolti durante la chiamata (nome, richiesta, prodotto, data e ora, note)
• Metadati della chiamata (durata, esito, orario, stato)
• Eventuale registrazione audio, solo se attivata dall'attività e nel rispetto dell'informativa fornita al chiamante

Dati operativi e di supporto

• Invii tramite form di contatto
• Richieste di supporto e relative comunicazioni
• Dati di utilizzo della piattaforma a fini operativi
• Log tecnici necessari alla sicurezza e al funzionamento del servizio

Come trattiamo i dati

Il trattamento dei dati personali da parte di PragmoAI è fondato sui seguenti principi irrinunciabili:

Impegni fondamentali

• PragmoAI non vende dati personali. I dati dei clienti non sono e non saranno mai commercializzati.
• PragmoAI non monetizza i dati personali. Il modello di business si basa esclusivamente sugli abbonamenti alla piattaforma.
• PragmoAI non affitta informazioni sui clienti. Nessun dato viene ceduto a terzi per finalità proprie di terzi.
• PragmoAI non condivide dati con terzi per fini pubblicitari. I fornitori tecnologici ricevono solo i dati strettamente necessari all'erogazione del servizio.
• Le informazioni dei clienti sono trattate esclusivamente per fornire la piattaforma e i servizi correlati.
• Le attività clienti di PragmoAI rimangono responsabili del rapporto con i propri clienti finali e delle relative comunicazioni.
• L'accesso ai dati è limitato al personale autorizzato e ai fornitori tecnologici strettamente necessari.
• Sono implementate misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati trattati.
• Il trattamento rispetta i principi del GDPR e la normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Responsabilità del titolare del trattamento

L'attività cliente che utilizza PragmoAI agisce in qualità di titolare del trattamento rispetto ai dati dei propri clienti finali. PragmoAI agisce in qualità di responsabile del trattamento per conto dell'attività cliente, ai sensi dell'art. 28 del GDPR.

Conservazione dei dati

I dati vengono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e per adempiere agli obblighi di legge. Alla cessazione del rapporto contrattuale, i dati dell'attività cliente sono resi disponibili per l'esportazione per un periodo ragionevole e successivamente eliminati in modo sicuro.

Conformità al GDPR e diritti degli interessati

Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati da parte di PragmoAI si fonda sulle seguenti basi giuridiche ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679:

• Esecuzione del contratto (art. 6.1.b): trattamento necessario per l'erogazione del servizio sottoscritto dall'attività cliente.
• Legittimo interesse (art. 6.1.f): sicurezza della piattaforma, prevenzione delle frodi, miglioramento del servizio.
• Obbligo legale (art. 6.1.c): conservazione di dati richiesta dalla normativa fiscale e contabile applicabile.
• Consenso (art. 6.1.a): per comunicazioni di marketing, ove applicabile e raccolto esplicitamente.

Diritti degli interessati

Gli interessati — utenti della piattaforma e clienti finali delle attività — possono esercitare i seguenti diritti ai sensi del GDPR:

Per esercitare questi diritti, scrivere a: [email protected]

Trasferimenti internazionali di dati

Alcuni fornitori tecnologici di PragmoAI operano al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Nei casi in cui si verifichi un trasferimento di dati verso paesi terzi, PragmoAI si assicura che siano applicate garanzie adeguate, tra cui le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea o altri meccanismi riconosciuti dalla normativa vigente.

Reclami all'autorità di controllo

Gli interessati hanno il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'autorità di controllo dello Stato membro in cui risiedono abitualmente.

Misure di sicurezza implementate

PragmoAI implementa misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati trattati contro accessi non autorizzati, perdita, alterazione o divulgazione. Di seguito le principali misure in vigore.

Sub-processori e provider tecnologici

PragmoAI utilizza i seguenti fornitori tecnologici per operare e fornire la piattaforma. Tutti i fornitori sono selezionati sulla base di criteri di sicurezza, conformità al GDPR e affidabilità. I dati sono condivisi con questi fornitori esclusivamente nella misura necessaria all'erogazione del servizio.

Informativa sui cookie

PragmoAI utilizza cookie e tecnologie similari per il funzionamento della piattaforma. Di seguito una descrizione delle categorie di cookie in uso.

Cookie essenziali

Strettamente necessari per il funzionamento della piattaforma. Non possono essere disabilitati in quanto indispensabili all'erogazione del servizio richiesto.

• Cookie di sessione per mantenere l'utente autenticato durante la navigazione
• Cookie di sicurezza per proteggere l'account da accessi non autorizzati
• Cookie tecnici per il corretto funzionamento dell'interfaccia

Cookie di autenticazione

Gestiti da Clerk, il nostro provider di autenticazione. Consentono il riconoscimento sicuro dell'utente e il mantenimento della sessione di lavoro. Contengono token di sessione cifrati e non includono dati personali in chiaro.

Cookie tecnici e funzionali

Utilizzati per ricordare preferenze dell'utente (lingua, layout) e migliorare l'esperienza d'uso della piattaforma. Non sono utilizzati per finalità di profilazione o marketing.

Cookie di terze parti

Alcuni provider tecnologici (Vercel, Clerk) possono impostare cookie tecnici nell'ambito dell'erogazione dei rispettivi servizi. PragmoAI non installa cookie di terze parti per finalità pubblicitarie o di profilazione.

Gestione dei cookie

I cookie essenziali e di autenticazione non possono essere disabilitati senza compromettere il funzionamento del servizio. Per le altre categorie, l'utente può gestire le preferenze tramite le impostazioni del proprio browser. La disabilitazione di alcuni cookie tecnici potrebbe limitare alcune funzionalità della piattaforma.

Utilizzo dell'intelligenza artificiale

PragmoAI può utilizzare modelli AI per aiutare le attività a generare bozze, riepiloghi, classificazioni o risposte suggerite basate sui messaggi dei clienti e sulle informazioni fornite dall'attività.

Finalità dell'elaborazione AI

• Generazione di bozze di risposta per il personale autorizzato
• Riepilogo e classificazione delle richieste dei clienti
• Supporto alla gestione operativa delle comunicazioni
• Suggerimento di risposte alle domande frequenti

Limiti dell'elaborazione AI

I contenuti generati dall'AI sono destinati a supportare gli utenti autorizzati dell'attività e devono essere revisionati dal personale quando appropriato. PragmoAI non utilizza i dati WhatsApp o le conversazioni dei clienti per addestrare profili di consumatori non correlati o per finalità pubblicitarie di terze parti.

Assistente vocale e chiamate telefoniche

Il piano Avanzato può includere un assistente vocale: un sistema automatizzato basato su intelligenza artificiale che risponde alle chiamate telefoniche per conto dell'attività, gestendo richieste informative, prenotazioni e ordini e registrandoli nella piattaforma. Questa sezione descrive come vengono trattati i dati relativi a tale funzionalità.

Come funziona

• L'assistente vocale risponde solo alle chiamate che l'attività decide di affidargli (ad esempio le chiamate da numeri non presenti tra i contatti dell'attività, oppure fuori orario). Le altre chiamate continuano a essere gestite dal personale.
• Le richieste raccolte vengono strutturate e rese disponibili nella piattaforma per la revisione e la conferma da parte dell'attività.
• Casi sensibili o non gestibili in autonomia (ad esempio allergeni, reclami, pagamenti, urgenze) vengono trasferiti a una persona o segnalati per un richiamo.

Informativa al chiamante e trasparenza

All'inizio della chiamata il chiamante viene informato che sta parlando con un assistente virtuale e che la chiamata può essere trascritta ed eventualmente registrata. L'attività, in qualità di titolare del trattamento, è responsabile di assicurare che tale informativa sia fornita in modo adeguato e conforme alla normativa applicabile ai propri clienti.

Registrazione audio

La registrazione audio delle chiamate è disattivata per impostazione predefinita: di norma vengono conservate soltanto la trascrizione testuale e i metadati necessari all'erogazione del servizio. Qualora l'attività scelga di attivare la registrazione audio, questa è subordinata all'informativa fornita al chiamante e a un periodo di conservazione definito, e i relativi file sono accessibili solo agli utenti autorizzati.

Ruoli e base giuridica

• L'attività che utilizza il servizio è titolare del trattamento dei dati dei propri clienti.
• PragmoAI agisce come responsabile del trattamento; i fornitori del canale voce (ElevenLabs per il motore vocale e Twilio per la telefonia) agiscono come sub-responsabili, esclusivamente per l'erogazione del servizio.
• La base giuridica del trattamento è l'esecuzione del servizio richiesto e il legittimo interesse dell'attività a gestire le richieste dei propri clienti; per l'eventuale registrazione audio si applicano gli obblighi di informativa e, ove richiesto, di consenso previsti dalla normativa.

Conservazione dei dati delle chiamate

Trascrizioni, sintesi e metadati delle chiamate sono conservati per la durata del contratto e cancellati entro i termini indicati nella sezione sulla conservazione dei dati. L'eventuale registrazione audio, quando attiva, è conservata per un periodo limitato definito con l'attività. I dati possono essere cancellati su richiesta secondo quanto previsto nella sezione dedicata ai diritti degli interessati.

Deviazione di chiamata e operatori telefonici

Il collegamento del numero dell'attività all'assistente vocale avviene tramite la deviazione di chiamata, una funzione standard e lecita offerta dagli operatori telefonici, oppure tramite portabilità del numero. In entrambi i casi si tratta di operazioni consentite e regolamentate. PragmoAI non altera, intercetta né gestisce il traffico telefonico dell'attività al di fuori delle chiamate espressamente destinate all'assistente vocale.

Termini e condizioni di utilizzo

Descrizione del servizio

PragmoAI fornisce una piattaforma SaaS per la gestione delle comunicazioni con i clienti, accessibile tramite abbonamento mensile. Il servizio è erogato "as-is" e "as-available", con i livelli di disponibilità specificati nel piano sottoscritto.

Responsabilità del cliente

Il cliente che sottoscrive il servizio PragmoAI è responsabile di:

• Utilizzare la piattaforma nel rispetto della normativa applicabile, inclusa la normativa sulla protezione dei dati
• Ottenere le autorizzazioni necessarie per integrare i canali di comunicazione (incluso WhatsApp Business Platform)
• Fornire informazioni accurate e aggiornate ai fini della configurazione del servizio
• Mantenere la riservatezza delle credenziali di accesso
• Informare i propri clienti finali sull'utilizzo della piattaforma nel trattamento delle loro comunicazioni
• Gestire le comunicazioni con i propri clienti in modo conforme alle normative applicabili

Uso accettabile

Il servizio può essere utilizzato esclusivamente per finalità lecite e nel rispetto dei presenti termini. Sono espressamente vietati:

• L'utilizzo della piattaforma per inviare comunicazioni non sollecitate (spam)
• La violazione delle policy di WhatsApp Business Platform e Meta
• Il tentativo di accesso non autorizzato a sistemi o dati di altri utenti
• L'utilizzo della piattaforma per finalità illecite o contrarie all'ordine pubblico
• La cessione delle credenziali di accesso a soggetti non autorizzati
• Il reverse engineering o la decompilazione della piattaforma

Proprietà intellettuale

La piattaforma PragmoAI, inclusi software, design, documentazione e marchi, è di proprietà esclusiva di PragmoAI e protetta dalle leggi sulla proprietà intellettuale applicabili. La sottoscrizione del servizio non trasferisce al cliente alcun diritto di proprietà sulla piattaforma. I dati forniti dal cliente rimangono di proprietà del cliente.

Limitazione di responsabilità

PragmoAI non è responsabile per danni indiretti, consequenziali, incidentali o punitivi derivanti dall'utilizzo o dall'impossibilità di utilizzare il servizio. La responsabilità complessiva di PragmoAI non potrà in nessun caso superare i corrispettivi pagati dal cliente nei 12 mesi precedenti all'evento generatore del danno.

PragmoAI non è responsabile per interruzioni del servizio causate da fattori al di fuori del suo ragionevole controllo, inclusi guasti di provider terzi, eventi di forza maggiore o azioni di terze parti.

Disponibilità del servizio

PragmoAI si impegna a garantire la massima disponibilità della piattaforma. In caso di manutenzione programmata, il cliente sarà informato con ragionevole anticipo. PragmoAI non garantisce una disponibilità ininterrotta del servizio.

Sospensione e risoluzione

PragmoAI si riserva il diritto di sospendere o terminare l'accesso al servizio in caso di violazione dei presenti termini, mancato pagamento del corrispettivo, o utilizzo della piattaforma in modo potenzialmente dannoso per la piattaforma stessa o per terzi. Il cliente può disdire il servizio con 30 giorni di preavviso. Alla risoluzione del contratto, i dati del cliente saranno resi disponibili per l'esportazione per un periodo ragionevole.

Legge applicabile e foro competente

I presenti termini sono regolati dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante dall'utilizzo del servizio, le parti si accordano sulla competenza esclusiva del foro di Torino, salvo diverso accordo scritto.

Contatti e richieste di cancellazione

Richieste di cancellazione dei dati

Utenti e attività possono richiedere la cancellazione dei dati personali trattati da PragmoAI scrivendo a: [email protected]

Per consentire l'elaborazione della richiesta, includere:

• La denominazione dell'attività
• L'indirizzo email utilizzato per l'account PragmoAI
• Il numero di telefono o account WhatsApp Business connesso a PragmoAI, ove applicabile
• Una descrizione della richiesta di cancellazione

Dopo aver ricevuto la richiesta, verificheremo l'identità e l'autorità del richiedente. Una volta verificata, provvederemo a cancellare o anonimizzare i dati personali pertinenti entro 30 giorni, salvo obbligo di conservazione per ragioni legali, di sicurezza, prevenzione delle frodi, contabilità o conformità normativa.

Se la richiesta riguarda dati appartenenti a clienti di un'attività che utilizza PragmoAI, la richiesta potrebbe dover essere confermata dall'attività che controlla il relativo rapporto con il cliente.

Altre richieste

Per qualsiasi altra richiesta legale, di privacy o di supporto scrivi a [email protected] specificando il tipo di richiesta nell'oggetto.